BAB 3

PEMBAHASAN

I.                   Pengertian Manajemen proyek

Pengertian manajemen

•        Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno “management”, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur”. Pengertian manajemen adalah proses merencanakan, mengatur, memimpin, mengendalikan suatu pekerjaan atau pekerja untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam jangka waktu tertentu pula.

Pengertian proyek

•        Pengertian proyek adalah sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang pebisnis atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu  dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan dari pada pebisnis atau pemilik proyek dan spesifikasi yang ada.

I.I Pengertian manajemen proyek menurut para ahli

Pengertian manajemen proyek menurut H. Kerzner : Manajemen proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.

Pengertian manajemen proyek menurut Hughes dan Cotteral (2002;8-9) manajemen proyek adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah yang harus dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat jelas dan harus terjadi komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui.

Pengertian manajemen proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dalam buku Budi Santoso (2009:3) manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), ktrampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek.

Pengertian manajemen proyek menurut Schawalbe (2004;8) manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.

Pengertian manajemen proyek menurut Wulfram I. Ervianto (2003:19) Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) samapi selesainya proyek untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu.

Pengertian manajemen proyek menurut Chase, Aquilano, Jacobs (2001;58) Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengarahan, dan pengaturan sumber daya (manusia, peralatan, bahan baku) untuk mempertemukan bagian teknik, biaya dan waktu suatu proyek.

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi  sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan sehingga mencapai sasaran dan tujuan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

II.                Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek handal adalah kemampuan dalam melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam hal ini, seorang manajer proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh aktivitas yang dilakukan dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan proyek dan aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata lain, manajemen ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek

1. Menentukan waktu proyek dimulai.

 2. Perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan. Pada tahap ini, manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan menentukan bagaimana WBS akan dibuat serta merencanakan bagaimana mengendalikan perubahan akan ruang lingkup proyek.

 3. Pendefinisian ruang lingkup proyek. Pada tahap ini, ruang lingkup proyek akan didefinisikan secara terperinci sebagai landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan

 4. verifikasi (pemeriksaan dan pengkajian ulang) proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut dimulai. Tahap ini merupakan tahap dimana final project scope statement diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi.

5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek. Dalam pelaksanaan proyek, tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami perubahan. Untuk itu, perlu dilakukannya kontrol terhadap perubahan ruang lingkup proyek. Perubahan yang tidak terkendali, akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek.

III.  Macam-Macam Proyek

Dilihat dari komponen kegiatannya, proyek dapat dibedakan menjadi :

1.      Proyek Engineering-Konstruksi

Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi. Proyek seperti ini contohnya pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, fasilitas industri dan lain-lain.

2.      Proyek Engineering-Manufaktur

Proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkan produk baru. Jadi produk tersebut adalah hasil usaha kegiatan proyek. Kegiatan utamanya meliputi desain engineering, pengembangan produk (product development), manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan. Contohnya seperti pembuatan generator listrik, mesin pabrik, kendaraan. Bila kegiatan manufaktur dilakukan berulang-ulang, rutin dan menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek.

3.      Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam mengejar proses akhir, proyek ini seringkali menempuh proses yang berubah-ubah, demikian pula dengan lingkup kerjanya. Proyek ini dapat berupa proyek yang meningkatkan dan memperbaiki mutu produk. Contoh : Proyek membuat robot yang difungsikan untuk membantu pekerjaan rumah tangga, penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul dari suatu tanaman.

4.      Proyek Pelayanan Manajemen

Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa : perusahaan merancang reorganisasi, ,perancangan struktur organisasi, merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak ataupun perangkat keras, merancang program efisiensi dan penghematan, serta melakukan diversifikasi, penggabungan dan pengambil alihan.

5.      Proyek kapital

Kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah. Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian materiil, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas, desain mesin dan konstruksi guna pembangunan instalasi pabrik/gedung baru.

Pada kenyataan yang sesungguhnya tidak mudah memilah-milah macam proyek berdasarkan criteria diatas karena seringkali satu proyek mengandung macam-macam komponen kegiatan dengan bobot(harga, atau jam, orang) yang tidak jauh berbeda. Sebagai contoh, proyek instalasi pembangkit listrik tenaga uap (PLTU). Dari segi pembangunannya dapat digolongkan sebagai proyek engineering-konstruksi. Namun bila dilihat komponen utamanya seperti ketel uap, generator listrik, turbin uap, dan peralatan lainnya yang semuanya melibatkan engineering-manufaktur, maka secara keseluruhan kegiatan manufaktur akan memiliki bobot(biaya) tidak jauh berbeda dari kegiatan konstruksi, bahkan mungkin lebih. Atas dasar itulah pengelompokan seperti diatas tidak boleh diartikan secara sempit karena memang tidak terdapat batas yang jelas, tetapi hendaknya dilihat dari komponen kegiatan yang diperkkirakan memiliki bobot terbesar.

IV.             Timbulnya Suatu Proyek

Timbulnya suatu proyek dapat berasal dari hal berikut:

1.      Rencana pemerintah

Tujuannya dititikberatkan pada kepentingan umum dan masyarakat, contohnya proyek pembangunan prasarana seperti jalan, jembatan, saluran irigasi, bendungan, lapangan terbang dan lain-lain.

2.      Permintaan pasar

Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan suatu macam produk dalam jumlah besar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalan membangun sarana produksi baru.

3.      Dari dalam perusahaan yang bersangkutan

Hal ini dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Misalnya proyek yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memperbarui perangkat dan system kerja lama agar lebih mampu bersaing.

4.      Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan

Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi. Misalnya, komoditi obat-obatan dan bahan kimia yang lain

V.                Perkembangan dalam Siklus Proyek

Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek, memiliki tahap-tahap perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan tujuan yang khusus atau spesifik. Sampai saat ini belum ada keseragaman pembagian tahap dalam siklus proyek, baik jumlah maupun terminologi yang dipakai. Hal ini antara lain karena banyaknya macam, ukuran, dan kompleksitas proyek, serta latar belakang tujuan pembagian itu sendiri.

V.I Pembagian Menurut UNIDO

Salah satu sistematika penahapan yang luas pemakaiannya adalah disusun oleh United National Industrial Development Organization (UNIDO). UNIDO membagi siklus proyek menjadi 2 tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap implementasi. Kegiatan pada kedua tahap itu diperinci menjadi sebagai berikut :

a.       Tahap Persiapan

a.a Identifikasi gagasan atau analisis pendahuluan.

a.b Pengembangan ide menjadi konsep-konsep alternatif.

a.c Formulasi lingkup proyek.

a.d Evaluasi lanjutan dan keputusan untuk investasi.

b. Tahap Implementasi

b.a Penyiapan desain-engineering terinci, jadwal induk, dan anggaran.

b.b Pengadaan kontrak dan pembelian.

b.c Pengerjaan aplikasi, kontruksi, uji coba, dan start-up.

Setelah proyek selesai kemudian dilanjutkan dengan operasi rutin dari instansi yang baru selesai dibangun.

V.II Pembagian Menurut MRDC

Mobil Research and Development Corporation (MRDC), suatu anak perusahaan Mobil Oil-Princeton USA yang bergerak dalam konsultasi bidang penelitian dan pengembangan termasuk pengelolaan proyek, menyusun sistematika siklus proyek menjadi tiga tahap. Ketiga tahap tersebut terdiri atas Front-end, Tahap 1 dan Tahap 2, dengan perincian sebagai berikut :

a.       Front End

Tahap ini meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1.      Mengidentifikasi lingkup gagasan (ide) yang timbul.

2.      Memikirkan alternatif-alternatif yang mungkin.

3.      Memilih alternatif dan merumuskannya menjadi lingkup kerja pendahuluan.

4.      Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan.

5.      Menyiapkan angka anggaran biaya tahap berikutnya.

b.      Tahap 1

Terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1.      Memperjelas definisi lingkup kerja.

2.      Menyusun anggaran proyek dan jadwal induk;

3.      Menyiapkan dokumen tender, rancangan kontrak, dan memilih calon pelaksana (kontraktor) untuk pekerjaan Tahap 2.

c.       Tahap 2

Kegiatan utama pada tahap ini terdiri dari :

1.  Membuat desain-engineering terinci.

2.      Melakukan pembelian atau kontrak material dan jasa.

3.      Manufaktur (pabrikasi) peralatan dan konstruksi.

4.      Melakukan inspeksi, uji coba, dan start-up.

VI. Mengelola Konflik dalam Proyek

Sebagian besar orang yang pernah aktif dalam organisasi akan setuju pada satu hal bahwa yang paling sulit adalah mengatur orang. Karena dalam interaksinya seringkali terjadi apa yang dinamakan konflik. Konflik yang tidak dikelola dengan baik sangat berpotensi untuk menggagalkan pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian tidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen proyek dimasukkan pembahasan tentang manajemen konflik ini.

VI.I Munculnya konflik

Konflik bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang-orang dalam tim, antar departemen, antara user dan kontruktor, antara tim proyek dan staf fungsional.

•        Konflik antara user dan kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negoisasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Hasil akhir proyek juga memungkinkan terjadinya konflik antara user dan kontraktor.

•        Konflik dalam organisasi proyek

Didalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik antar individu dalam proyek.

VI.II Manfaat adanya konflik

a.       Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik

b.      Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah.

c.       Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut.

d.      Memacu orang untuk menyelesaikan pandangannya.

e.       Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang.

f.       Memberikan kesempatam kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya.

VI.III Konflik selama siklus hidup proyek

Penyebab utama konflik yang terjadi dalam manajemen proyek adalah 3 hal yakni penjadwalan proyek, prioritas proyek dan tenaga kerja. Sedangkan penyebab lain adalah masalah teknis dan trade off hasil fisik, administrasi dan organisasi, perbedaan interpersonal dan biaya. Contohnya jika pada tahap akhir proyek banyak pekerjaan belum selesai maka jadwal akan menjadi sumber konflik.

VII.          Perencanaan Proyek

Perencanaan adalah suatu tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat di implementasikan.

Filosofi Perencanaan :

1.      Aman : keselamatan terjamin

2.      Efektif : produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan

3.      Efisien : produk yang dihasilkan hemat biaya

4.      Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yang ditentukan

VIII.I Tujuan perencanaan proyek :

1.      Mempermudah perumusan permasalahan proyek

2.      Menentukan metode atau cara yang sesuai

3.      Kelancaran kegiatan lebih terorganisir

4.      Mendapatkan hasil yang optimum

Manfaat Perencanaan tersebut bagi proyek yaitu :

1.      Mengetahui keterkaitan antar kegiatan

2.      Mengetahui kegiatan yang perlu menjadi perhatian (kegiatan kritis)

3.      mengetahui dengan jelas kapan memulai kegiatan dan kapan harus menyelesaikanya.

VIII.II Tahap-tahap perencanaan proyek

Setelah kontrak proyek ditandatangani, maka perusahaan harus memberi wewenang untuk melakukan perencanaan sebagai berikut :

1.      Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan‐kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performansi (cacatan outcome yang dihasilkan dari fungsi suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama suatu periode waktu tertentu.) yang ditargetkan.

2.      Pekerjaan‐pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar.

3.      Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen‐departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

4.      Jadwal untuk setiap aktifitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktifitas dan batas selesai.

5.      Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

VIII.III Alat-alat perencanaan

1.      Work breakdown structure (WBS) untuk menentukan pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam proyek

2.      Matriks tanggung jawab untuk menentukan organisasi proyek , orang-orang kunci dan tanggung jawabnya.

3.      Gantt charts untuk mennunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail

4.      Jaringan kerja (network) untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan akan selesai.

IX.             Organisasi dan Penyusunan Tim Proyek

Secara umum yang dimaksud dengan mengorganisir adalah mengatur unsure-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, dan lain-lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien.

Proses mengorganisir proyek mengikuti urutan berikut :

a.       Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan

b.      Mengelompokkan pekerjaan

c.       Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan

d.      Mengetahui wewenang, dan tanggung jawab serta melakukan pekerjaan

e.       Menyusun mekanisme koordinasi

Agar proses diatas berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan menggambarkan hubungan formal, bentuk bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area dan matriks

a.       Organisasi fungsional

Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Mereka yang mengerjakan pekerjaan sejenis dikelompokkan dalam satu unit yang dinamakan bidang atau departemen. Dengan maksud yang sama bidang dipecah lagi menjadi subunit yang lebih kecil.

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain memudahkan pengawasan dan kepenyeliaan karena personil melapor hanya pada 1 atasan, adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya, konsentrasi perhatian personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan, penggunaan sumberdaya yang semakin efisien sebagai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang, memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya jadwal dan mutu produk.

Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran (output) masing-maisng bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh, sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak di luar organisasi dan kurangnya jalur komunikasi horizontal.

Jangan lupa tinggalkan komentar ya.. Terima Kasih !

BAB 3

PEMBAHASAN

I.                   Pengertian Manajemen proyek

Pengertian manajemen

•        Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno “management”, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur”. Pengertian manajemen adalah proses merencanakan, mengatur, memimpin, mengendalikan suatu pekerjaan atau pekerja untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam jangka waktu tertentu pula.

Pengertian proyek

•        Pengertian proyek adalah sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang pebisnis atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu  dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan dari pada pebisnis atau pemilik proyek dan spesifikasi yang ada.

I.I Pengertian manajemen proyek menurut para ahli

Pengertian manajemen proyek menurut H. Kerzner : Manajemen proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.

Pengertian manajemen proyek menurut Hughes dan Cotteral (2002;8-9) manajemen proyek adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah yang harus dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat jelas dan harus terjadi komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui.

Pengertian manajemen proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dalam buku Budi Santoso (2009:3) manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), ktrampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek.

Pengertian manajemen proyek menurut Schawalbe (2004;8) manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.

Pengertian manajemen proyek menurut Wulfram I. Ervianto (2003:19) Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) samapi selesainya proyek untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu.

Pengertian manajemen proyek menurut Chase, Aquilano, Jacobs (2001;58) Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengarahan, dan pengaturan sumber daya (manusia, peralatan, bahan baku) untuk mempertemukan bagian teknik, biaya dan waktu suatu proyek.

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi  sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan sehingga mencapai sasaran dan tujuan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

II.                Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek handal adalah kemampuan dalam melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam hal ini, seorang manajer proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh aktivitas yang dilakukan dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan proyek dan aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata lain, manajemen ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek

1. Menentukan waktu proyek dimulai.

 2. Perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan. Pada tahap ini, manajer proyek akan mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan menentukan bagaimana WBS akan dibuat serta merencanakan bagaimana mengendalikan perubahan akan ruang lingkup proyek.

 3. Pendefinisian ruang lingkup proyek. Pada tahap ini, ruang lingkup proyek akan didefinisikan secara terperinci sebagai landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan

 4. verifikasi (pemeriksaan dan pengkajian ulang) proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut dimulai. Tahap ini merupakan tahap dimana final project scope statement diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi.

5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek. Dalam pelaksanaan proyek, tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami perubahan. Untuk itu, perlu dilakukannya kontrol terhadap perubahan ruang lingkup proyek. Perubahan yang tidak terkendali, akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup proyek.

III.  Macam-Macam Proyek

Dilihat dari komponen kegiatannya, proyek dapat dibedakan menjadi :

1.      Proyek Engineering-Konstruksi

Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi. Proyek seperti ini contohnya pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, fasilitas industri dan lain-lain.

2.      Proyek Engineering-Manufaktur

Proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkan produk baru. Jadi produk tersebut adalah hasil usaha kegiatan proyek. Kegiatan utamanya meliputi desain engineering, pengembangan produk (product development), manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan. Contohnya seperti pembuatan generator listrik, mesin pabrik, kendaraan. Bila kegiatan manufaktur dilakukan berulang-ulang, rutin dan menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek.

3.      Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam mengejar proses akhir, proyek ini seringkali menempuh proses yang berubah-ubah, demikian pula dengan lingkup kerjanya. Proyek ini dapat berupa proyek yang meningkatkan dan memperbaiki mutu produk. Contoh : Proyek membuat robot yang difungsikan untuk membantu pekerjaan rumah tangga, penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul dari suatu tanaman.

4.      Proyek Pelayanan Manajemen

Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa : perusahaan merancang reorganisasi, ,perancangan struktur organisasi, merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak ataupun perangkat keras, merancang program efisiensi dan penghematan, serta melakukan diversifikasi, penggabungan dan pengambil alihan.

5.      Proyek kapital

Kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah. Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian materiil, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas, desain mesin dan konstruksi guna pembangunan instalasi pabrik/gedung baru.

Pada kenyataan yang sesungguhnya tidak mudah memilah-milah macam proyek berdasarkan criteria diatas karena seringkali satu proyek mengandung macam-macam komponen kegiatan dengan bobot(harga, atau jam, orang) yang tidak jauh berbeda. Sebagai contoh, proyek instalasi pembangkit listrik tenaga uap (PLTU). Dari segi pembangunannya dapat digolongkan sebagai proyek engineering-konstruksi. Namun bila dilihat komponen utamanya seperti ketel uap, generator listrik, turbin uap, dan peralatan lainnya yang semuanya melibatkan engineering-manufaktur, maka secara keseluruhan kegiatan manufaktur akan memiliki bobot(biaya) tidak jauh berbeda dari kegiatan konstruksi, bahkan mungkin lebih. Atas dasar itulah pengelompokan seperti diatas tidak boleh diartikan secara sempit karena memang tidak terdapat batas yang jelas, tetapi hendaknya dilihat dari komponen kegiatan yang diperkkirakan memiliki bobot terbesar.

IV.             Timbulnya Suatu Proyek

Timbulnya suatu proyek dapat berasal dari hal berikut:

1.      Rencana pemerintah

Tujuannya dititikberatkan pada kepentingan umum dan masyarakat, contohnya proyek pembangunan prasarana seperti jalan, jembatan, saluran irigasi, bendungan, lapangan terbang dan lain-lain.

2.      Permintaan pasar

Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan suatu macam produk dalam jumlah besar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalan membangun sarana produksi baru.

3.      Dari dalam perusahaan yang bersangkutan

Hal ini dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Misalnya proyek yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memperbarui perangkat dan system kerja lama agar lebih mampu bersaing.

4.      Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan

Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi. Misalnya, komoditi obat-obatan dan bahan kimia yang lain

V.                Perkembangan dalam Siklus Proyek

Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek, memiliki tahap-tahap perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan tujuan yang khusus atau spesifik. Sampai saat ini belum ada keseragaman pembagian tahap dalam siklus proyek, baik jumlah maupun terminologi yang dipakai. Hal ini antara lain karena banyaknya macam, ukuran, dan kompleksitas proyek, serta latar belakang tujuan pembagian itu sendiri.

V.I Pembagian Menurut UNIDO

Salah satu sistematika penahapan yang luas pemakaiannya adalah disusun oleh United National Industrial Development Organization (UNIDO). UNIDO membagi siklus proyek menjadi 2 tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap implementasi. Kegiatan pada kedua tahap itu diperinci menjadi sebagai berikut :

a.       Tahap Persiapan

a.a Identifikasi gagasan atau analisis pendahuluan.

a.b Pengembangan ide menjadi konsep-konsep alternatif.

a.c Formulasi lingkup proyek.

a.d Evaluasi lanjutan dan keputusan untuk investasi.

b. Tahap Implementasi

b.a Penyiapan desain-engineering terinci, jadwal induk, dan anggaran.

b.b Pengadaan kontrak dan pembelian.

b.c Pengerjaan aplikasi, kontruksi, uji coba, dan start-up.

Setelah proyek selesai kemudian dilanjutkan dengan operasi rutin dari instansi yang baru selesai dibangun.

V.II Pembagian Menurut MRDC

Mobil Research and Development Corporation (MRDC), suatu anak perusahaan Mobil Oil-Princeton USA yang bergerak dalam konsultasi bidang penelitian dan pengembangan termasuk pengelolaan proyek, menyusun sistematika siklus proyek menjadi tiga tahap. Ketiga tahap tersebut terdiri atas Front-end, Tahap 1 dan Tahap 2, dengan perincian sebagai berikut :

a.       Front End

Tahap ini meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1.      Mengidentifikasi lingkup gagasan (ide) yang timbul.

2.      Memikirkan alternatif-alternatif yang mungkin.

3.      Memilih alternatif dan merumuskannya menjadi lingkup kerja pendahuluan.

4.      Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan.

5.      Menyiapkan angka anggaran biaya tahap berikutnya.

b.      Tahap 1

Terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1.      Memperjelas definisi lingkup kerja.

2.      Menyusun anggaran proyek dan jadwal induk;

3.      Menyiapkan dokumen tender, rancangan kontrak, dan memilih calon pelaksana (kontraktor) untuk pekerjaan Tahap 2.

c.       Tahap 2

Kegiatan utama pada tahap ini terdiri dari :

1.  Membuat desain-engineering terinci.

2.      Melakukan pembelian atau kontrak material dan jasa.

3.      Manufaktur (pabrikasi) peralatan dan konstruksi.

4.      Melakukan inspeksi, uji coba, dan start-up.

VI. Mengelola Konflik dalam Proyek

Sebagian besar orang yang pernah aktif dalam organisasi akan setuju pada satu hal bahwa yang paling sulit adalah mengatur orang. Karena dalam interaksinya seringkali terjadi apa yang dinamakan konflik. Konflik yang tidak dikelola dengan baik sangat berpotensi untuk menggagalkan pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian tidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen proyek dimasukkan pembahasan tentang manajemen konflik ini.

VI.I Munculnya konflik

Konflik bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang-orang dalam tim, antar departemen, antara user dan kontruktor, antara tim proyek dan staf fungsional.

•        Konflik antara user dan kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negoisasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Hasil akhir proyek juga memungkinkan terjadinya konflik antara user dan kontraktor.

•        Konflik dalam organisasi proyek

Didalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik antar individu dalam proyek.

VI.II Manfaat adanya konflik

a.       Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik

b.      Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah.

c.       Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut.

d.      Memacu orang untuk menyelesaikan pandangannya.

e.       Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang.

f.       Memberikan kesempatam kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya.

VI.III Konflik selama siklus hidup proyek

Penyebab utama konflik yang terjadi dalam manajemen proyek adalah 3 hal yakni penjadwalan proyek, prioritas proyek dan tenaga kerja. Sedangkan penyebab lain adalah masalah teknis dan trade off hasil fisik, administrasi dan organisasi, perbedaan interpersonal dan biaya. Contohnya jika pada tahap akhir proyek banyak pekerjaan belum selesai maka jadwal akan menjadi sumber konflik.

VII.          Perencanaan Proyek

Perencanaan adalah suatu tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat di implementasikan.

Filosofi Perencanaan :

1.      Aman : keselamatan terjamin

2.      Efektif : produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan

3.      Efisien : produk yang dihasilkan hemat biaya

4.      Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yang ditentukan

VIII.I Tujuan perencanaan proyek :

1.      Mempermudah perumusan permasalahan proyek

2.      Menentukan metode atau cara yang sesuai

3.      Kelancaran kegiatan lebih terorganisir

4.      Mendapatkan hasil yang optimum

Manfaat Perencanaan tersebut bagi proyek yaitu :

1.      Mengetahui keterkaitan antar kegiatan

2.      Mengetahui kegiatan yang perlu menjadi perhatian (kegiatan kritis)

3.      mengetahui dengan jelas kapan memulai kegiatan dan kapan harus menyelesaikanya.

VIII.II Tahap-tahap perencanaan proyek

Setelah kontrak proyek ditandatangani, maka perusahaan harus memberi wewenang untuk melakukan perencanaan sebagai berikut :

1.      Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan‐kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performansi (cacatan outcome yang dihasilkan dari fungsi suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama suatu periode waktu tertentu.) yang ditargetkan.

2.      Pekerjaan‐pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar.

3.      Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen‐departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

4.      Jadwal untuk setiap aktifitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktifitas dan batas selesai.

5.      Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

VIII.III Alat-alat perencanaan

1.      Work breakdown structure (WBS) untuk menentukan pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam proyek

2.      Matriks tanggung jawab untuk menentukan organisasi proyek , orang-orang kunci dan tanggung jawabnya.

3.      Gantt charts untuk mennunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail

4.      Jaringan kerja (network) untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan akan selesai.

IX.             Organisasi dan Penyusunan Tim Proyek

Secara umum yang dimaksud dengan mengorganisir adalah mengatur unsure-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, dan lain-lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien.

Proses mengorganisir proyek mengikuti urutan berikut :

a.       Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan

b.      Mengelompokkan pekerjaan

c.       Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan

d.      Mengetahui wewenang, dan tanggung jawab serta melakukan pekerjaan

e.       Menyusun mekanisme koordinasi

Agar proses diatas berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan menggambarkan hubungan formal, bentuk bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area dan matriks

a.       Organisasi fungsional

Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Mereka yang mengerjakan pekerjaan sejenis dikelompokkan dalam satu unit yang dinamakan bidang atau departemen. Dengan maksud yang sama bidang dipecah lagi menjadi subunit yang lebih kecil.

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain memudahkan pengawasan dan kepenyeliaan karena personil melapor hanya pada 1 atasan, adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya, konsentrasi perhatian personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan, penggunaan sumberdaya yang semakin efisien sebagai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang, memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya jadwal dan mutu produk.

Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran (output) masing-maisng bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh, sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak di luar organisasi dan kurangnya jalur komunikasi horizontal.

Jangan lupa tinggalkan komentar ya.. Terima Kasih !